Архивный отдел администрации Ягоднинского муниципального округа Магаданской области напоминает ликвидируемым организациям о сдаче документов в архив

Ликвидация организации – процесс сложный и длительный, который состоит из нескольких этапов. Один из завершающих этапов – сдача в соответствующий государственный или муниципальный архив документов, образовавшихся в процессе деятельности организации. Обязанность по передаче документов установлена для всех юридических лиц независимо от их формы собственности (части 8, 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Документы, сопровождающие и подтверждающие деятельность организации и её сотрудников – основное наследие, которое на протяжении долгого периода будет востребовано теми, кто работал в ней. Бывшим сотрудникам могут потребоваться трудовые договоры, должностные инструкции, приказы и иные документы, необходимые для подтверждения трудового стажа, заработной платы, получения льгот и компенсаций. Именно поэтому документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых еще не истекли, должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив по месту регистрации организации. Эти сроки зависят от вида документов и установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Для начала необходимо определить, есть ли у организации правопреемник. Если есть – документация должна перейти к нему. Если нет, нужно обратиться в вышестоящую организацию. Если нет и её, обязанность довести до конца все операции с документами ликвидируемого юридического лица возлагают на ликвидационную комиссию или арбитражного управляющего. Они организуют передачу документов в архив.

Документы ликвидируемых организаций необходимо передать в упорядоченном состоянии по акту: в архивный отдел администрации Ягоднинского муниципального округа Магаданской области – если организация отнесена к муниципальной собственности или является негосударственной организацией, зарегистрированной в муниципальном образовании Магаданской области;

либо в областное государственное казённое учреждение «Государственный архив Магаданской области» – если организация отнесена к государственной собственности или является негосударственной организацией, зарегистрированной в г. Магадане.

Рекомендуемая форма акта приема-передачи архивных документов на хранение приведена в приложении № 30 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Кроме того, архив попросит ликвидатора представить устав организации (со всеми изменениями) и утвержденные штатные расписания.

Все вопросы взаимодействия с архивными органами и учреждениями решаются, как правило, в оперативном порядке, в зависимости от степени сохранности документального фонда организации.

Обращаем внимание, что статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлена ответственность за неисполнение обязанности по передаче документов в архив.

Для консультаций по вопросам оформления дел, передачи документов на архивное хранение необходимо обратиться в соответствующий архив:

- 686230, Магаданская область, Ягоднинский район, пос. Ягодное, ул. Школьная, д. 1; телефон (8-413-43) 2-21-80; e-mail yagarhiv@49gov.ru; PetrashovaYS@49gov.ru.) либо

- 685000, г. Магадан, проспект К. Маркса, д. 60 ОГКУ «ГАМО»; телефон (8-413-2) 62-80-33; 65-13-99; e-mail gamo@49 gov.ru).